Griffier Cobie Miedema: ‘Ik probeer gemeenteraad een beetje op te voeden en zorg dat zij hun werk goed kunnen doen’

Tijdens een geanimeerd gesprek op haar kantoor geeft mevrouw Cobie Miedema graag uitleg over haar werk in het gemeentehuis. Ook raadsadviseur en plaatsvervangend griffier de heer Bas Thijssen en griffiemedewerkster mevrouw Lieneke van Gerven-van Hout luisteren en praten mee.

Elke Nederlandse gemeente heeft een griffier, dus ook Valkenswaard, in de persoon van Cobie Miedema. Samen met haar twee kamergenoten vormen zij de griffie.

Het kantoor is een doodgewone werkkamer, en de ambtenaren van de griffie zijn ook ‘gewone mensen’, al denk je bij het woord griffier misschien aan een geheimzinnige job binnen de organisatie. “We doen het met z’n drieën”, zo begint Cobie. Intussen steekt burgemeester Anton Ederveen even zijn hoofd door de deur en nadien zegt Cobie: “Ik had enige aarzeling voor dit interview, want wij moeten zorgen dat de Gemeenteraad zijn werk goed doet. Die moet shinen en aan de weg timmeren. Ik ben tevreden als zij hun werk goed doen. Daarom hoef ik niet zo voor het voetlicht. Anderzijds is er nu ook een mogelijkheid om iets over het raadswerk te vertellen.”

Onder het genot van koffie legt griffier Cobie uit dat de functie zo’n twintig jaar geleden is ontstaan als B&W en Raad van elkaar worden gescheiden. De Raad gaat de kaders stellen en het College gaat vanaf dat moment uitvoeren. “Maar daardoor moesten de Raadsleden wel ondersteund gaan worden. En toen is de functie griffier ingesteld”, aldus Cobie, die benadrukt dat de Raad een lekenbestuur is: het zijn geen professionals. De griffier moet vanaf dat moment gaan zorgen dat de Raad zijn werk goed kan doen, door er allereerst voor te zorgen dat zij de juiste informatie krijgt. “We zijn een soort informatiemakelaar tussen College, organisatie en Raad. Dat gaat allemaal via de trechter van de griffie.” Als voorbeeld noemt Cobie het aanleveren van de agenda’s en de bijbehorende stukken. Ook als er vragen zijn van de individuele raadsleden, worden die via de griffie uitgezet in de organisatie. “Informatie van en naar de Raad moet op de juiste manier behandeld worden en openbaar worden gemaakt. Gelukkig zijn wij wel een gemeente waar de lijnen heel kort zijn.”

Voldoet het aan de verordening?

Volgens Cobie is de griffie ook de aanvliegroute vanuit de maatschappij. Ze legt uit dat als de burger iets wil van de Raad of hij heeft een brief, dat die via de griffie naar de Gemeenteraad gaat. “Natuurlijk weten sommige burgers individuele raadsleden ook rechtstreeks te vinden. Maar wij op de griffie kunnen ook rechtstreeks door burgers gebeld worden.” Soms betreft de vraag een specifieke bescheiden uitvoeringskwestie en dan stuurt de griffie door naar de behandelend ambtenaar. Gaat het om grotere zaken, dan wordt het wel een zaak voor de Raad en ze noemt het voorbeeld van het burgerinitiatief om te komen tot een brandweermuseum. “Dat is echt iets voor de Gemeenteraad en loopt dan via de griffie. Ik kijk dan of de aanvraag aan de verordening voldoet, of er bijvoorbeeld voldoende handtekeningen onder staan enzovoort. Voldoet het overal aan, dan maak ik een voorstel voor de Raad. Als de Raad akkoord gaat, wordt het doorgeleid naar het College, want dát is uitvoerend.” Het is duidelijk dat de griffier nauw contact onderhoudt met B&W, met alle ambtenaren in de organisatie, de Gemeenteraad, de burgers van Valkenswaard en met organisaties die gemeentelijke taken uitvoeren voor de gemeente.

Op de vraag onder welke stukken de griffier haar handtekening zet, zegt ze: “Als bijvoorbeeld de begroting van een gemeenschappelijke regeling moet worden besproken, gaat er een zienswijzebrief uit naar die instantie, en daar staan de handtekeningen van de burgemeester en van mij onder. Ook teken ik samen met de burgemeester alle raadsbesluiten en alle brieven die namens de Raad verzonden worden.” Daarnaast wordt ook door de griffie met de Raad gekeken of het allemaal goed verloopt tijdens de raadsvergaderingen. Bovendien worden individuele raadsleden geholpen met bijvoorbeeld het opstellen van een document, als daar om gevraagd wordt. “Maar ook adviseer ik op het proces, hoe je iets kunt aanvliegen of hoe je iets kunt verwoorden. Nieuwe Raadsleden proberen we in te stralen hoe het werkt in de organisatie. Want het is allemaal mensenwerk, hè!” Elke week wordt gestart met een overleg tussen burgemeester, secretaris en griffier. Cobie is lid van de Vereniging van Griffiers en heeft bovendien veel contact met de griffiers van de regio.

Gevoel

Kun je studeren voor griffier? “Ikzelf heb juridische bestuurswetenschappen gestudeerd. Er is wel een opleiding voor griffier bij de Bestuursacademie Nederland. Vaak zie je voor deze job mensen met een juridische achtergrond, maar het is heel divers. Bovendien moet je gevoel voor politieke verhoudingen hebben; je moet snappen hoe politiek werkt en hoe dat spel in elkaar zit. En je moet het leuk vinden.” Op tafel ligt naast enkele appels het nieuwe Canon-boek van Valkenswaard. De dames en heer hebben het nog niet uit..

Deze middag is Bas bezig met werkzaamheden om een onderzoek van de Rekenkamercommissie goed te laten verlopen. Lieneke werkt op dit moment aan vragen van raadsleden die intern doorgestuurd moeten worden ten behoeve van een commissievergadering van komende week. Cobie: “En ik was aan het mailen met alle fractievoorzitters over de voortgang van de Gemeentelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten.” Dan blijkt dat ongeveer 200 personen in dienst zijn van de gemeente. Daarnaast werkt een groot aantal medewerkers van de GRS A2 ook voor de gemeente Valkenswaard.

Wanneer ben je tevreden? Cobie: “Als ik een bijdrage heb kunnen leveren aan een goed debat met een onderbouwd besluit, dan zijn wij goed bezig geweest. De raadsleden hebben allemaal mijn 06-nummer en kunnen zeven dagen in de week om hulp vragen.”

Download de gratis app van Valkenswaard24 en mis niets → Apple | Android